Lukuaika noin 11 minuuttia
Tässä kirjoituksessa kerron, miten selätin yli 10 000 sähköpostin vuoren ja saavutin tyhjän inboxin vain puolessa tunnissa. Ja hei, jos minä onnistuin, niin onnistut sinäkin!
Sähköpostin hallintaan saaminen antaa mielettömän kontrollin tunteen, sillä vaikka järjestyksen luominen voi jo ajatuksena tuntua täysin mahdottomalta, se ei oikeasti ole sitä. Monet eivät edes osaa kuvitella, että sähköposti voisi olla järjestyksessä, toiminnallinen ja sellainen, että sieltä löytää tarvitsemansa asiat nopeasti ja tehokkaasti.
Valitettavasti suurin osa ei usko, että heidän sähköpostiaan voisi saada enää järjestykseen.
Mutta minullahan on tuhansia lukemattomia sähköposteja?!
Entä kuulostaako mikään alla oleva tutulta?
- “En tiedä, miten järjestää sähköpostit toiminnallisesti.”
- “Olen liittynyt niin monille humpuuki-sähköpostilistoille, että uusia viestejä tulee jatkuvasti lisää.”
- “Sehän on vain työ-, henkilökohtainen, seuran… jne. sähköposti...”
- “Ei minulla ole mitenkään aikaa käsitellä kaikkia sähköpostejani.”
Moni meistä on samassa veneessä, mutta hyvä uutinen on, että tilanne ei ole alkuunkaan toivoton.
Joten aloitetaan!
Askel 1. Luo P.A.R.A. - pääkansiot sähköpostiisi
Miten varmistat, että kaikki tarvitsemasi tiedot, muistiinpanot ja viitteet projektiisi löytyvät yhdestä paikasta?
Järjestämällä ne siten alusta alkaen. - Tiago Forte, kirjasta The P.A.R.A. Method.
Käytämme sähköpostin kansiointiin satojen tuhansien käyttäjien toimivaksi todettua P.A.R.A.-menetelmää.
Luo kansiot, jotka nimeät seuraavalla tavalla:
- Projektit
- Lue
- Vastaa
- Odottaa vastausta
- Aihe-alueet
- Resurssit
- Arkistot
Saattaa tuntua hullulta, mutta elämäsi kaikki aspektit mahtuvat näiden neljän kategorian sisälle.
Projektit ovat sellaisia asioita, joita aiot saavuttaa seuraavan 1–12 kuukauden aikana. Niihin liittyvät sähköpostit on hyvä järjestää sen mukaan, mitä aiot saavuttaa. Usein projektit ovat niitä sähköposteja, joihin joudut reagoimaan jollain tavalla.
Aihepiirit ovat rooleja, vastuualueita ja sitoumuksia, joiden edistymistä sinun tulee seurata pitkäaikaisesti.
- Perhe
- Parisuhde
- Tiimin vetäminen
- Johtoryhmän kokoukset
- Sairastunut vanhempi, jonka lääkärikäyntejä ja vakuutusasioita hoidat
Kaikki nämä kuuluvat tällaisiin aiheisiin.
Resurssit ovat mielenkiintoista tai hyödyllistä viitetietoa, josta voi olla hyötyä jossain vaiheessa jollekin projektille tai aiheelle. Esimerkiksi markkinointitemplatet, mielenkiintoiset uutiskirjeet, joista saat inspiraatiota, tai tietyn ohjelmiston päivitykset kuuluvat tähän kategoriaan. Itse säilön esimerkiksi laskut erään resurssikansion uumeniin.
Arkisto puolestaan sisältää ei-aktiiviset sisällöt näistä kolmesta aiemmasta kategoriasta.
Projektikohtaisia kansioita, aiheiden alikansioita ja resurssien alikansioita ei tulisi tehdä kuin tarpeen vaatiessa. Näin et luo itsellesi kansioiden sokkeloa, jossa on turhia tyhjiä kansioita.
Askel 2. Käy sähköposteistasi läpi vain kaksi edellistä viikkoa.
Tämä on juuri se tilanne, jossa ihmiset usein epäonnistuvat! He pelkäävät, että käymme todella koko kahdenkymmenen vuoden sähköpostit läpi, mikä vaatisi kymmeniä pitkiä istuntoja täyttelemässä kansioita tiedoilla, joista ei ole ollut hyötyä enää vuosiin. Näin ei missään nimessä ole.
Lupaamani puolen tunnin ajastin tikittää edelleen. Niinpä käymme nyt kaikkein lähimmän historian sähköpostit läpi käyttäen kahden minuutin sääntöä.
Kun kohtaat sähköpostin, järjestä se paikoilleen uuteen kansiointijärjestelmääsi:
- Jos sähköposti kuuluu projektiin, luo uusi kansio Projektit-kansiosi sisään projektisi nimellä.
- Jos sähköposti vaatii vastauksen ja sen kirjoittamiseen menee alle 2 minuuttia, kirjoita vastaus heti, lähetä se ja siirrä se Odottaa vastausta -kansioon.
- Jos sähköpostiin vastaamiseen menee yli 2 minuuttia, siirrä se Vastaa-kansioon.
- Tähän kansioon siirretään myös sellaiset sähköpostit, jotka vaativat vastaustasi, mutta eivät juuri nyt, vaan silloin kun ehdit.
- Jos sähköpostin lukemiseen menee yli kaksi minuuttia, siirrä se Lue-kansioon.
- Jos sähköposti koskettaa jotain elämäsi roolia, aihetta tai se on selkeä resurssi, luo sille kansio tarpeen mukaan.
- Jos sähköposti ei koske mitään näistä, poista se tai arkistoi se. Jos se täyttää sähköpostiasi selkeästi useilla kymmenillä tai sadoilla viesteillä, jotka eivät ole sinulle tärkeitä, unsubscribaa itsesi huoletta tältä sähköpostilistalta.
Jokaisen markkinointisähköpostin alaosasta löytyy unsubscribe-painike. Siitä kerran painamalla pääset tästä roskan lähettäjästä eroon.
Tällaisten tusinapostien lähettäjän nimellä kannattaa hakea kaikki sähköpostit ja poistaa ne kerralla. Usein useiden tuhansien arvaamattomien viestien määrä putoaa joskus jopa useilla sadoilla näin tehdessäsi.
Käy tällä menetelmällä läpi sähköpostejasi taaksepäin ensin yhden viikon verran, sitten toisen viikon verran.
Pohdi vielä ennen seuraavaa askelta, onko sinulla sähköpostin kätköissä muita mahdollisia projekteja, aiheita tai resursseja. Tässä tilanteessa niitä on hyvä etsiä hetki ja järjestää paikoilleen, sillä nyt sinulla on paikka niille!
Askel 3: Luo arkistokansio: Arkisto (tämän päivän päivämäärä)
Suurin työ on nyt tehty ja valo alkaa pilkottaa tunnelin päässä. Sinulla on varmaan jo sellainen olo, että nämä sähköpostit voivat ehkä oikeasti olla käytännöllisessä järjestyksessä sittenkin?
Juuri nämä kaksi aiempaa askelta, eli toimivan kansioinnin tekeminen ja lähimpien sähköpostien järjestäminen, luovat pohjan sille, ettei enää mikään pääse livahtamaan meiltä toimimattomuuden raoista. Tiedät tasan tarkkaan, mitä sinun tulee lukea, mihin sähköposteihin vastata ja miten järjestät tulevaisuudessa sähköpostisi!
Seuraavaksi:
Luo tälle päivälle arkistokansio, johon siirrät kaikki loput sähköpostit.
Olet nyt tämän hetken aktiivisten asioidesi tasalla, ja loput sähköpostit ovat häiriötekijä, joka siivotaan sinne, minne se kuuluu: arkistoon. Ne eivät ole poistettu, eivätkä ne ole hukassa, vaan löydät ne aina juuri tästä kansiosta, jos tarvitset jotain.
Tässä viimeisessä vaiheessa saattaa kestää hetki, sillä sähköpostiohjelmasi on usein hieman ihmeissään useiden tuhansien sähköpostien sijainnin muutoksesta. Jouduin itse siirtämään noin 200–800 sähköpostin erissä, kun 9711 sähköpostia Saapuneet-kansiossani oli... liian monta siirrettäväksi kerralla.
Ole kärsivällinen ja päättäväinen. Tämä on hämmentävä ja samalla upea askel, joka johtaa todella siistiin lopputulokseen. Näet nyt jotain, mitä monet eivät ole nähneet inboxissaan... ikinä.
Tyhjän inboxin!
Askel 4: Merkitse ylimääräiset sähköpostisi luetuiksi
Valitse kaikki sähköpostit arkistokansiosta ja merkitse ne luetuiksi.
Tämä poistaa sen raivostuttavan luvun, joka lähentelee useita tuhansia arkistokansiossa.
Jos sinulla on useita uutiskirjeitä, jotka haluat lukea tietyssä resurssikansiossa, voi olla hyvä idea jättää ne lukemattomiksi, jotta pysyt perillä siitä, mikä on luettu ja mikä ei.
Askel 5: Käy sähköpostisi läpi viikoittain
Sähköposti pysyy puhtaana, kun jatkat sen pitämistä puhtaana. Viikoittainen rutiini on avain onnistumiseen. Käy läpi kaikki saapuneet sähköpostit ja varmista, että ne on järjestetty oikeisiin kansioihin. Muista käyttää kahden minuutin sääntöä: jos sähköpostin käsittely vie alle kaksi minuuttia, tee se heti.
Jos huomaat saavasi jatkuvasti viestejä, jotka eivät enää kiinnosta tai joita et koskaan lue, unsubscribaa itsesi rohkeasti niiltä listoilta. Tämä vähentää turhan postin määrää ja pitää inboxisi hallittavampana.
Pidä myös projektikansiosi ajan tasalla, eli Varmista, että kaikki projektit ovat asianmukaisesti päivitettyjä, ja siirrä vanhentuneet tai valmistuneet projektit arkistoon.
Yhteenveto vielä tästä kokonaisuudesta
Sähköpostin hallinta voi tuntua ylivoimaiselta tehtävältä, mutta hyvällä prosessilla se on täysin saavutettavissa. Käyttämällä P.A.R.A.-menetelmää voit organisoida sähköpostisi tehokkaasti neljään kategoriaan: projektit, aihe-alueet, resurssit ja arkistot. Tämä on yksinkertainen mutta äärimmäisen fiksu kansiointijärjestelmä, joka auttaa sinua pitämään sähköpostisi järjestyksessä ja löytämään tarvitsemiasi tietoja nopeasti.
Prosessi alkaa kahden edellisen viikon sähköpostien läpikäymisellä, jonka aikana hyödynnetään kahden minuutin sääntöä nopeaan päätöksentekoon ja järjestämiseen. Sen jälkeen siirrät kaikki vanhat sähköpostit arkistokansioon, jolloin inboxisi jää tyhjäksi ja hallittavaksi. Viimeistele järjestely merkitsemällä ylimääräiset sähköpostit luetuiksi.
Pidä sähköpostisi järjestyksessä viikoittaisen rutiinin avulla: käy läpi saapuneet viestit, kansioi ne oikeisiin paikkoihin, poista itsesi tarpeettomilta sähköpostilistoilta ja pidä projektit ajan tasalla. Näin varmistat, että sähköpostisi pysyy siistinä ja hallittavana, ja voit keskittyä tärkeimpiin tehtäviisi ilman häiriötekijöitä.
Tyhjä inbox on mahdollinen, ja sinä voit saavuttaa sen noudattamalla näitä yksinkertaisia askelia!
Lähteet:
- Tiago Forte, The P.A.R.A. Method kirja
- David Allen, Getting Things Done, the stress free productivity kirja
-
Michael Mostert, BEST Way to Organize Gmail Inbox, Kevin Stratvert - YouTube kanavan Gmail video
Liity uutiskirjeeni tilaajaksi!