Mikä on viikkokatsaus?

Tässä blogissa opit mikä on viikkokatsaus, miksi se on tärkeää ja miten se tehdään.

Tehokkaan viikkokatsauksen oppiminen on ensiarvoisen tärkeetä, voidaksesi hyödyntää tietotulvaa parhaalla mahdollisella tavalla. 

Nykymaailma on sellainen että elämme jatkuvassa muutoksessa. Koska uutta tietoa saapuu meille jatkuvana tulvana, päätöksentekoon vaikuttavat tekijät ja kriteerit saattavat muuttua minä hetkenä hyvänsä. Tästä syystä vain kärryillä pysyminen vaatii meiltä jatkuvasti oleellisen tiedon keräämistä ja käsittelyä.

Valitettavasti monet ihmiset jättävät viikkokatsauksen tekemättä, koska heillä ei ole “aikaa” tai sopivia työkaluja tehdäkseen sitä tehokkaasti.

Riittämättömät työkalut ja puutteellinen kaava estävät tehokkaan viikkokatsauksen:

Katsotaanpa…

• Jotkut keräävät ajatuksiaan ylös, mutta ilman selkeää tiedonkeruupaikkaa – eli inboxia –, erilaisia lappuja ja muistioita roikkuu siellä täällä, autossa, taskussa, toimiston vetolaatikossa tai digitaalisissa järjestelmissä.
• Muistiinpanosovelluksia käyttävät henkilöt saattavat tallentaa hyvinkin adhocina asioita ylös, mutta eivät selvennä niitä, tai päätä mitä aikovat tehdä niille.
• Ja koska ihmiset erottelevat elämänsä asiat siten, että työasiat on tarkasti järjestyksessä ja kotiasiat saa olla miten ovat, he eivät luota asioiden ylöskirjoittamiseen, koska se ei kuitenkaan edusta heidän kaikkia sitoumuksiaan.
• Monet eivät edes tutki kalenteriaan tarpeeksi usein pysyäkseen perillä menoistaan ja he usein päätyvät tilanteeseen, missä “asiat” lentää tuulettimeen

Mutta…

• Kun käyt läpi muistiinpanosi kerran viikossa, opit nopeasti luottamaan siihen, että pysyt oikeesti ajantasalla asioissasi koska siis…
• Viikko on yleisesti ottaen niin pitkä aikajakso, että katsauksen tekeminen ei kuormita arjen keskellä, mutta niin lyhyt, ettei Mitään oleellista ehdi tapahtumaan, vaikka “unohdat ylöskirjoittamasi asiat”
• Viikkokatsaus on yksi tuottavan elämän avain taidoista. Se saa sinut tähän hetkeen, ajantasalle ja etenemään säännöllisesti!
• Seuraavaksi käydään läpi, miten viikkokatsaus tehdään

Askel 1: Tarkista tehdyt ja tekemättömät tehtäväsi kahdelta aiemmalta viikolta

Jos teet viikkokatsausta ensimmäistä kertaa, riittää, että hyppäät suoraa seuraavaan askeleeseen.

Viikkokatsauksen yhteydessä, haluamme tietää, onko meillä joitain aiempia avoimia asioita, jotka kaipaa meidän huomiota, tai vaatii jonkinlaista seurantaa.

Eli avaa kalenterisi, ja käy sieltä läpi pari aiempaa viikkoa, et mitä on tullut tehtyä.

Jos jokin tehtävä, tai muistutus laukaisee jonkin reaktion niin lisää se itsellesi inboksiin uudeksi muistiinpanoksi.

Kuva 1. Viikkoreviewin eka steppi. Tehtävälistan chekkaus pari viikkoa taaksepäin

Seuraavaksi tutki kalenteristasi kolme seuraavaa viikkoa eteenpäin, ja pohdi onko siellä jotain, mihin täytyy alkaa valmistautua?

If you fail to prepare, you prepair to fail

Jälleen, mikäli jokin muistutus laukaisee jonkin reaktion, niin lisää se itselles jälleen omaksi muistiinpanokseen inboksiin.

Kuva 2. Tutkitaan myös kolme seuraavaa viikkoa

Askel 2. Tyhjennä Inboksi

Käsittele muistiinpanosi järjestyksessä vanhimmasta uusimpaan jättämättä mitään muistiinpanoa välistä.

Tämä on hyvin tärkeää, sillä jos alamme valitsemaan muistiinpanoista sellaisia jotka ovat toisia tärkeämpiä inboxista tulee pelkkä roskis jota ei tyhjennetä kokonaan missään vaiheessa eikä siitä ole enää hyötyä.

Meillä saattaa olla taipumus tai halu vältellä jotain tiettyjä muistiinpanoja koska se voi muistuttaa meitä jostain epämiellyttävästä ongelmasta.

Ongelman pohtiminen itsessään on ihmiselle aika luonnollista. Mutta se mitä päätämme tehdä sille, on just se asia mikä vaatii tietoista vaivaa. Ja kun me päätetään viedä eteenpäin myös hankalampia asioita, ne eivät vaivaa meitä lähellekkään niin paljon, ja aletaan tosissaan ymmärtää, miks järjestelmällisyys on siistiä.

Siksipä näe se vaiva välittömästi käymällä muistiinpanot —> lopusta —> alkuun ja kokonaan ilman mitään poikkeusta. Käymme erikseen Vielä läpi omassa blogissa, miten projektit määritellään niin, että ne myös valmistuvat, miten aiheet ja arkistot saadaan pidettyä äärimmäisen hyvin hanskassa. 

Muistiinpanojen käsittelyssä on Mielestäni hyvä käyttää PARA:n äärimmäisen yksinkertaista metodia:

• Aloitetaan pohtimalla, liittyykö muistiinpano johonkin aktiiviseen projektiin joka sinulla on tekeillä.
  • Mikäli liittyy, tämä tieto linkitetään siihen kyseiseen projektiinn, tai luodaan uusi projekti, jos sellaista ei vielä ole.
  • Mikäli ei, pohditaan liittyykö se johonkin elämämme aihealueeseen.
    • Mikäli liittyy, tämä tieto linkitetään siihen kyseiseen aihe-alueeseen tai luodaan uusi aihe-alue, jos sellaista ei vielä ole vielä tunnistetttu.
    • Mikäli ei liity, pohditaan, onko tiedosta potentiaalisesti joskus hyötyä?
      • Jos vastus on kyllä, niin tämä tieto linkitettään sopivan resurssin sisälle, tai luodaan uusi resurssi, jos sellaista ei ole vielä nimetty.
      • Jos ei, tieto poistetaan

Eikä muistiinpanojen käsittelystä tarvitse periaatteessa tehdä yhtään tämän hankalampaa, sillä nyt muistiinpanot on järjestetty toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla.

Yksittäiset tehtävät voivat mennä suoraan tehtävälistallesi sellaisenaan, mutta mikäli tehtäväsi vaatii enemmän kuin kaksi steppiä, siitä muodostuu projekti.

Askel 3. Tarkista aktiiviset projektit ja määrittele seuraavat askeleet

Käy läpi, juuri nyt aktiiviset projektisi,

• Tarkista täytyykö projektin sisältöä päivittää jotenkin uudella tiedolla?
• Varmista että olet aikatauluttanut ainakin yhden seuraavan askeleen kullekin aktiiviselle projektille tehtävälistaasi.
• Muuta projektien statukset vastaaman tätä hetkeä, jos et aio aktiivisesti hoitaa jotain projektia ennen seuraavaa viikkokatsausta, muuta sen statukseksi on-hold Activen sijaan.

Lopuksi voit halutessasi kysyä itseltäsi erinäisiä reflektoivia kysymyksiä, kuten

• Mitä minulle kuuluu juuri nyt?
• Mitä hyvää viikon aikana tapahtui?
• Mitä opin edellisellä viikolla?
• Mitä voisin tehdä paremmin?
• Muuttaako edelliset kysymykset jotenkin tulevan viikon aikataulua?
• Minulla on tapana tarkistaa tässä vaiheessa paperiset laskut, sekä muu paperiposti ja lajitella se paikoilleen omaan arkistooni.
• Teen saman sähköposteilleni.

Ja siinä se!

Liity uutiskirjeeni tilaajaksi!